Miks ehitusprojekti info ei jõua haldusse ja kuidas seda muuta
Ehitise andmed tekivad projekteerimisel ja ehitusel, kuid neid kasutatakse aastakümneid. Üleandmine õnnestub, kui see on kokku lepitud juba enne hanget.
- Üleandmine ebaõnnestub enamasti seetõttu, et keegi ei öelnud ette, mida ja mis kujul on vaja.
- Alusta haldaja vajadustest ja lepi andmesisu kokku enne hanget.
- Kontrolli andmeid enne vastuvõttu ja anna neile koht ning vastutaja.
Ehituse lõpus antakse haldajale tihti üle kaustad täis PDF-e ja mudelid, millest vajalikku infot üles ei leia. Haldaja hakkab seadmete andmeid uuesti kokku koguma, kuigi need olid ehituse ajal olemas. See on üks kallimaid ja kõige vähem nähtavaid kulusid kinnisvara elukaares.
Neli põhjust
- Hankes ei öeldud, millist infot haldus vajab, seega seda ka ei tarnitud.
- Info tarniti, kuid vabas vormis: igal osapoolel olid oma failid, nimetused ja ülesehitus.
- Andmeid ei kontrollitud enne vastuvõttu ja vead selgusid alles kasutuses.
- Andmetel polnud halduses kohta ega vastutajat, nii et need vananesid kiiresti.
Mida teha teisiti
- Alusta haldaja vajadustest. Pane kirja, milliseid andmeid on vaja hoolduseks, ruumide haldamiseks ja investeeringute planeerimiseks. Kõike ei ole vaja: liiga suur nõue tõstab hinda ega too kasu.
- Lepi andmesisu kokku. Kirjelda andmemallid: millised varaelemendid, millised omadused ja millises etapis. Kasuta ühist klassifikaatorit (CCI-EE), et sama asja nimetataks igal pool ühtemoodi.
- Nõua andmeid struktureeritult. Lisaks dokumentidele nõua masinloetavaid andmeid, näiteks COBie-tabelit või IFC-mudelit, mille saab otse haldussüsteemi laadida.
- Kontrolli enne vastuvõttu. Lepi kokku, kuidas ja millal andmeid kontrollitakse. Osa kontrollist saab automatiseerida, näiteks IDS-failiga.
- Anna andmetele koht ja vastutaja. Otsusta enne ehituse lõppu, millisesse süsteemi andmed lähevad ja kes neid edaspidi uuendab.
Eestis aitab seda korraldada ehitistega seotud teabe haldamise raamistik ÜBN 4, kuid sama loogika kehtib ka ilma selleta: kõigepealt vajadus, siis nõue, siis kontroll.
Kokkuvõtteks
Hea üleandmine ei alga ehituse lõpus, vaid enne hanget. Kui vajadused, andmesisu ja kontroll on kokku lepitud, saab haldaja esimesest päevast kasutatavad andmed ja vara infomudel hakkab elama.